Составление отчетов об инцидентах — одна из важнейших обязанностей специалистов по безопасности.
Независимо от того, являетесь ли вы охранником или менеджером, отчеты об инцидентах являются одной из самых важных частей вашей работы.
Хотя работа сотрудника службы безопасности включает в себя как предотвратимые, так и неизбежные риски, они должны хорошо разбираться в отчетах об инцидентах. Инциденты обязательно произойдут, но то, как специалист по безопасности сообщает о них, имеет первостепенное значение.
Здесь мы поможем вам узнать, как создавать пуленепробиваемые отчеты об инцидентах. Итак, давайте рассмотрим некоторые примитивные элементы отчета об инциденте:
1. Местоположение
В отчете об инциденте указывается, что произошло событие. Итак, первый вопрос, который приходит на ум, — где это произошло? Итак, наш первый пункт в отчете об инциденте — это местоположение.
Вы можете либо просто написать название местоположения, либо добавить контрольный список с упоминанием всех областей и проверить ту, где произошел инцидент. Например, если охранник дежурит в коммерческом здании и происходит инцидент, он может добавить это место в качестве зоны приема.
Кроме того, он может добавить названия всех помещений, таких как приемная, туалеты на первом этаже, туалеты на втором этаже, конференц-зал и т.д., в качестве контрольного списка. Затем он может проверить место, где произошел инцидент. Таким образом, отчеты об инцидентах безопасности будут более подробными и презентабельными, и их можно будет использовать повторно.
2. Тип инцидента
Далее, вам нужно указать тип инцидента. В этом разделе вам нужно назвать инцидент. Вы можете кратко описать инцидент, например, был ранен охранник или дверь была открыта. Вы можете следовать этому, объяснив инцидент еще в нескольких словах.
Однако более эффективный способ указать тип инцидента — это снова создать контрольный список и классифицировать события. Например, вы можете написать категории событий, таких как вторжение, повреждение, техническое обслуживание, нарушение безопасности и т. Д. Затем вы можете проверить тип произошедшего инцидента. Такие типы пуленепробиваемых отчетов об инцидентах являются универсальными и многоразовыми.
3. Подробная информация об ущербе
Теперь вам нужно ввести данные об ущербе. Были ли какие-либо видимые повреждения? Каковы тонкости видимого ущерба? Каковы причины ущерба?
Здесь вы не можете написать целый абзац. Будьте краткими, точными и информативными. Объясните ущерб в простых и коротких предложениях.
Вы также можете добавить подробную информацию о том, что привело к повреждению и как развивались события во время инцидента. Короткие фразы помогут вам профессионально объяснить ситуацию с помощью точных отчетов об инцидентах безопасности.
4. Принятые меры
Наконец, укажите действия, которые вы предприняли в качестве дежурного охранника. Объясните, что вы сделали, чтобы исправить или устранить ущерб. Какие действия вы предприняли? Вы уведомили полицию, когда это было необходимо? Вы разговаривали с полицией, если они прибыли на место? Принимали ли вы превентивные меры для предотвращения дальнейшего ущерба или потерь?
Опять же, будьте точны в своем ответе на этот вопрос. Делайте это профессионально, но не упускайте важную информацию. В шаблоне свободной формы вы можете написать его простыми предложениями. Однако в отчете на основе шаблонов создайте другой раздел для часто предпринимаемых действий, например, уведомили ли вы полицию? Сохраняйте оба ответа в вариантах — да и нет. Охранник может проверить один из ответов в зависимости от инцидента и ситуации.
Итак, здесь мы рассмотрели четыре важнейших элемента отчета об инциденте. Однако это еще не все!
Для создания отчета об инциденте требуется гораздо больше, чем просто несколько ответов.
Такие отчеты являются официальными документами, созданными охранными компаниями, и охранники или менеджеры должны научиться делать их идеальными. Чтобы помочь вам узнать все об этом, мы создали подробное руководство, в котором вы можете узнать, как создавать отчеты об инцидентах.
Начиная с изучения того, что такое отчет об инциденте, и заканчивая более глубоким изучением его шести основных компонентов, мы собрали всю информацию в одном месте.