Офис после летних отпусков: как вернуться к норме

Конец августа — это когда офис начинает просыпаться после летней спячки. Люди возвращаются из отпусков, кондиционеры снова работают на полную, микроволновки гудят постоянно. И охранник должен переключиться с летнего режима на осенний.

Что это значит?

ФЗ №94 И ТРЕБОВАНИЯ К ОХРАНЕ ОФИСОВ

Охрана офисов регулируется несколькими документами.

ФЗ №94 «О защите прав юридических лиц при осуществлении государственного контроля» — применяется к коммерческим зданиям и требует: офисное здание должно обеспечить безопасность работников и имущества компаний, которые там работают.

ГОСТ 51241-98 (охранная сигнализация) — требует: система должна работать непрерывно, включая выходные и праздники. Если сработает тревога — должна быть быстрая реакция.

МВД РФ. Методические рекомендации по охране зданий (2020 г.) — рекомендует: видеонаблюдение на входе и в холле, контроль доступа с помощью пропусков или биометрии, ночная смена охранника.

На практике: Охранник офиса должен:

• Знать, кто работает в здании (обновить базу данных после отпусков)
• Контролировать входо-выход (карточки доступа, проверка документов, сканирование лиц)
• Следить за видеокамерами (особенно за техническими помещениями — серверная, электричество, вентиляция)
• Быстро реагировать на ЧП (пожар, кража, конфликт, подозрительный человек)

АВГУСТОВСКАЯ СПЕЦИФИКА: ПЕРЕХОДНОЕ СОСТОЯНИЕ

В конце августа в офисе:

• 30–50% сотрудников в отпусках (люди возвращаются постепенно, в разные дни)
• Здание полупусто (системы работают в щадящем режиме, охранников может быть меньше)
• Нужно обновить карточки доступа (новые сотрудники приходят, старые уходят, стажёры приезжают)
• Нужна более плотная охрана (многие кабинеты пусты, легче ограбить, легче проникнуть в серверную)

ТАБЛИЦА: ОХРАНА ОФИСА ПО РАЗМЕРУ И ТИПУ ЗДАНИЯ

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР: ОФИСНЫЙ ЦЕНТР НА 200 СОТРУДНИКОВ, МОСКВА

Реальный офис-центр в ЦАО. 10 этажей, 200 сотрудников, паркинг на -2 уровне. В августе: 40% людей в отпусках.

Что происходит в августе:

• Приходит 80 человек (вместо 200)
• Половина кабинетов пусто
• Половина серверной может быть выключена
• Кондиционер работает в щадящем режиме

Схема охраны в августе (летний режим):

• 1 охранник днём (вместо 2)
• 1 охранник ночью
• Видеокамеры на минимуме
• Стоимость: 60 000 ₽/месяц

Что происходит в конце августа:

• Люди возвращаются (по одному-два каждый день)
• К 1 сентября в офисе уже 150 человек
• Все системы переходят на полный режим
• Нужна более плотная охрана

Схема охраны в сентябре (осенний режим):

• 2 охранника днём (один у входа, один в холле)
• 2 охранника ночью (один у входа, один на этажах)
• Видеокамеры на полную мощность
• Система доступа работает активнее (много новых карточек)
• Стоимость: 100 000 ₽/месяц

ПЕРЕХОД С ЛЕТНЕГО НА ОСЕННИЙ РЕЖИМ: ПЛАН ДЕЙСТВИЙ

За неделю до 1 сентября:

1. Обновить список сотрудников (кто вернулся, кто ещё в отпуске, кто новый)
2. Выдать новые карточки доступа (новичкам, уходящим отпускные)
3. Переключить видеокамеры (с летнего режима на полный)
4. Проверить системы кондиционирования (включить на полную мощность)
5. Усилить охрану (нанять дополнительного охранника на полный день)
6. Согласовать с управлением (директор, служба безопасности)

ТИПИЧНАЯ ПРОБЛЕМА: НОВЫЙ СОТРУДНИК БЕЗ КАРТОЧКИ

Сценарий: 1 сентября, понедельник, 9:00. Приходит новый сотрудник. Говорит, что его ждут на 3 этаже.

Охранник:

1. Просит показать паспорт и документ о приёме на работу
2. Проверяет список новых сотрудников (управление должно было прислать)
3. Если новый в списке — даёт временную карточку на день (пока он не получит персональную)
4. Сопровождает его в лифт (или вызывает кого-то с отдела HR)

Результат: Новый сотрудник попал куда нужно, охранник знает, что это новенький, а не вор.

ФИНАЛЬНЫЙ СОВЕТ

Переход с летнего на осенний режим в офисе — это возможность переоценить систему безопасности.

Спросите себя:

• Все ли видеокамеры работают?
• Все ли охранники обучены?
• Все ли сотрудники знают процедуру входа-выхода?
• Есть ли план действия при ЧП (пожар, кража)?

Если ответы «нет» — это время исправить.